So behalten Sie den Überblick, die perfekte To-Do-Liste. Wir alle kennen das Problem: Im Alltagsstress sammeln sich die verschiedensten Aufgaben an, wie soll man denn da noch den Überblick behalten?
Sicherlich haben Sie an solchen Tagen das ein oder andere Mal eine To-Do-Liste geschrieben. Doch wissen Sie eigentlich wie man die perfekte To-Do-Liste schreibt und diese auch einhält?
Diese Vorteile bietet die richtige To-Do-Liste!
- Bringt Struktur in den Tag
- Weniger Stress
- Besseres Zeit-Management
- Reduziert innere Unruhe
- Leichter Prioritäten setzen
- Mehr Zeit für die schönen Dinge
- Erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele umgesetzt werden
- Das Gefühl alles im Kopf zu haben
- Hilft Ihnen beim Einschlafen
Die 3 häufigsten Fehler beim Erstellen einer To-Do-Liste
- Sie setzen sich bestimmte Zeiten
Einer der häufigsten Fehler beim Erstellen der „perfekten To-Do-Liste“. Wenn Sie sich zu jedem Punkt auf der To-Do-Liste bestimmte Zeiten setzen, wann Sie diese beginnen und wann Sie diese erledigt haben, dann werden Sie damit langfristig gesehen nicht erfolgreich. Der Grund dafür ist, dass man die Zeiten niemals realistisch planen kann! Es wird immer wieder etwas dazwischen kommen und so brechen Sie mit der Zeit immer häufiger Ihre eigenen Regeln. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine To-Do-Liste in Zukunft weiterführen. Weiterhin leidet Ihr Selbstwertgefühl darunter.
2. Sie nehmen sich zu viel vor
Das wird vielen von Ihnen sicherlich bekannt vorkommen. Sie haben viel zu erledigen und nehmen sich für den nächsten Tag vor, alle Punkte auf Ihrer To-Do-Liste abzuhaken. Meist sind darauf jedoch viel zu viele Aufgaben. Doch wieso ist das so?
Der Grund hierfür beruht auf biochemischen Prozessen in unserem Gehirn. Sobald Sie beginnen Ihre To-Do-Liste zu schreiben, wird bereits Ihr Belohnungszentrum im Hirn aktiviert. Das bedeutet, allein der Gedanke daran dass Sie diese Aufgabe erledigen setzt bereits verschiedenste Botenstoffe frei, die Ihr Belohnungszentrum stimulieren. Sie erleben eine Art Glücksgefühl. Dies bringt Sie jedoch häufig dazu, dass Sie mehr aufschreiben als Sie realistisch gesehen tatsächlich erfüllen können.
3. Sie Kategorisieren die Aufgaben nicht
Viele der To-Do-Listen beinhalten meistens nur eine einzige Spalte. In dieser Spalte werden dann die Ziele und Aufgaben eingetragen, die am nächsten Tag oder der nächsten Woche erledigt werden sollen. Dies ist jedoch ein großer Fehler!
So behalten Sie garantiert nicht den Überblick! Jede Aufgabe hat eine bestimmte Priorität und muss möglicherweise dringender erledigt werden als andere. Sie denken zwar, dass Sie ihrem Gehirn Last und Arbeit abnehmen, jedoch bewirken unstrukturierte To-Do-Listen exakt das Gegenteil. Je mehr nicht-kategorisierte Informationen unser Gehirn hat, desto gestresster wird es. Es wird automatisch versuchen alle Punkte auf der Liste in einen Plan zu bringen und die sorgt für viel mehr Stress.
So behalten Sie den Überblick! Die perfekte To-Do-Liste
Die perfekte To-Do-Liste stammt aus einem bekannten Buch der Persönlichkeitsentwicklung: „7 Wege der Effektivität“. Der Erfinder dieser To-Do-Liste ist Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten.
Wie funktioniert die perfekte To-Do-Liste?
„Das Dringende ist selten wichtig und das Wichtige ist selten dringend.“ Diese Zitat stammt von Eisenhower und ist das Grundprinzip, auf dem die perfekte und extrem effektive To-Do-Liste aufbaut.
Wenn Sie auf die To-Do-Liste klicken, können Sie das Template umsonst herunterladen und anschließend ausdrucken.
- „Wichtige“ und „Dringende“ Aufgaben. Diese erhalten die höchste Prioritätsstufe und sollten von Ihnen so schnell wie möglich (meist noch am selben Tag) erledigt werden.
- „Wichtige“, aber „nicht dringende“ Aufgaben. Dies sind die langfristigen Ziele und Aufgaben, die wichtig sind, aber noch keinen festen Termin haben. Sie sollten sie zeitlich einplanen, wobei Sie die dringlichsten gleich erledigen, nachdem Sie alles aus dem „Do“-Quadranten erledigt haben.
- „Nicht wichtige“, aber „dringende“ Aufgaben. Diese Aufgaben sind diejenigen, die Sie an andere Menschen delegieren oder selbst erledigen können, aber erst nachdem Ihre Aufgaben aus dem ersten und zweiten Quadranten erledigt sind.
- „Nicht wichtige“ und „Nicht dringende“ Aufgaben. Die Aufgaben werden in den „Löschen“-Quadranten gestellt, weil Sie sie nicht mehr erledigen sollten. Dies kann aufgrund der Wahrnehmung von Dringlichkeit und Wichtigkeit variieren.
So behalten Sie den Überblick, die perfekte To-Do-Liste
1. Quadrant: Wichtige und dringende Aufgaben
Der 1. Quadrant beinhaltet die Aufgaben, welche sehr wichtig sind und einfach erledigt werden müssen. Am besten noch am selben Tag oder spätestens am nächsten. Dies sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen um negative Konsequenzen zu vermeiden.
Dies sind in der Regel die zeit- und energieaufwändigsten Aufgaben des Tages. Meistens sind dies die Aufgaben, die Ihr innerer Schweinehund am liebsten aufschiebt.
Für diese Art von Aufgaben sollten Sie Mark Twains „Eat that frog“-Prinzip anwenden. Das funktioniert, indem Sie die schlimmste Aufgabe direkt am Morgen anfangen. Ihr Gehirn wird die nächste Aufgabe automatisch beginnen, da Sie direkt ein Erfolgserlebnis hatten. Außerdem ist es eine großartige Möglichkeit Ihre Disziplin und Selbstachtung zu verbessern.
Die Aufgaben im „Do“-Quadranten sind schließlich wichtig und dringend, also fangen Sie mit ihnen als Erstes an. Verwenden Sie hierfür am Besten die Pomodoro-Technik. Hier lesen Sie, was die Pomodoro Technik ist und wie Sie diese möglichst effektiv anwenden:
2. Quadrant: Wichtige aber nicht dringende Aufgaben
Dem zweiten Quadrant der Eisenhower-Matrix wird die „Entscheidung“ zugeordnet. Diese Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend. Wenn Sie Ihre Zeit möglichst effizient nutzen wollen, dann befinden sich die meisten Aufgaben im 2.Quadranten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit Spielraum für die dringenden Aufgaben zu lassen und reduziert Ihren Stress deutlich. Sie können um einiges besser den perfekten Zeitpunkt zum Erledigen der Aufgabe herausfinden.
Achten Sie trotzdem darauf, dass Sie einen gewissen Zeitrahmen einplanen, der realistisch gesehen einzuhalten ist.
3. Quadrant: Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
Dieser Quadrant beinhaltet die Aufgaben, die nicht wichtig aber relativ dringend sind. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass diese Aufgaben in Ihrem Auge nicht wichtig sind und deswegen möglicherweise für andere wichtig, es kommt also auf die Perspektive an.
Dies sind Aufgaben, die Sie technisch gesehen auch selbst erledigen könnten. Sie sehen aber die Möglichkeit, diese Aufgabe eine andere Person erledigen zu lassen, welche diese effizienter ausführen kann. Ein Beispiel hierfür wären Handwerksaufgaben in Ihrem Haus, die delegiert werden müssen.
4. Quadrant: Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben
Der letzte Quadrant heißt „Löschen“. Wieso gibt es eine Kategorie in einer To-Do-Liste für unwichtige Aufgaben? Ganz einfach, das sind Angewohnheiten und Aktivitäten die Ihre Produktivität verschlechtern.
Beispiele dafür sind Soziale Medien und E-Mail traffic. Diese rauben Ihnen Zeit und Produktivität, indem Sie mehr von Ihrer Aufmerksamkeit beanspruchen, als sie eigentlich sollten.
Legen Sie bestimmte Zeiten für diese beiden Beispiele fest, an denen Sie E-Mails prüfen oder Telefonanrufe beantworten. Erledigen Sie auf keinen Fall eine dieser Aufgaben außerhalb der vorgesehenen Zeiten.
Machen Sie sich also Gedanken, welche Aktivitäten Ihres Alltags in diesen Quadranten passen. Dieser Quadrant scheint zwar für die direkte Erledigung von Aufgaben nicht so relevant, ist tatsächlich aber der Wichtigste der gesamten To-Do-Liste.
So behalten Sie den Überblick, das war die perfekte To-Do-Liste